Als hovenier ben je dagelijks onderweg naar klanten, kluslocaties of groothandels. Vaak wil je achteraf kilometers factureren of verantwoorden voor de belasting, maar gebeurt dat via losse bonnen, foto of Excel. Klinkt bekend? Dan is Groendigitaal precies de tool die je nodig hebt. Met functies zoals voertuigbeheer, handmatige rittenregistratie en voorraadbeheer helpt het platform je tijd en geld te besparen, zonder technische poespas.
In dit artikel lees je stap voor stap hoe deze functies werken, welke voordelen ze bieden en hoe je er meteen mee kunt starten. Alles draait om één doel: overzichtelijke, sluitende administratie zonder moeite.
Waarom rittenregistratie automatiseren een slimme keuze is
Rittenregistratie is niet nieuw, maar Groendigitaal kiest bewust voor handmatige invoer. Geen GPS-tracker of app-permissies, maar simpel invullen van kilometerstanden. Dat is sneller, betrouwbaarder en geeft je volledige controle.
Voordelen in één overzicht
- Controle over je data
Jij bepaalt wat invoert, precies zoals het is gereden. Geen meetfouten door GPS. - Snel te doen
Binnen enkele tellen vul je begin- en eindstand in, direct gekoppeld aan je werkbon. - Administratief waterdicht
Ritten staan keurig bij het juiste project en voertuig, ideaal voor belasting of klanten. - Kilometervergoeding makkelijk toevoegen
Bij facturatie reken je eenvoudig per kilometer af met klanten of je boekhouder.
Wanneer gebruik je dit?
Elke rit die hoort bij een klus of bezoek kun je registreren:
- Rit naar klant X (aanleg, onderhoud of offerte)
- Rit naar de groothandel
- Rit tussen projecten of toevalsklussen
Zodra je een rit registreert, stel je kilometervergoeding in. Klaar voor facturatie. Geen zware apps, geen verborgen kosten.
Zo werkt de rittenregistratie in Groendigitaal
Onderstaand de duidelijke werkwijze die je direct in de app toepast:
- Ga naar ‘Rit toevoegen’ in het menu
- Kies je voertuig uit de lijst (bijvoorbeeld “bus 1”)
- Vul kilometerstand begin in (bijv. 100 000 km)
- Voer kilometerstand eind in (bijv. 100 024 km)
- Klik op opslaan – de rit wordt gekoppeld en kilometerafstand automatisch berekend
Binnen een minuut weet je dat de rit geregistreerd is. Klaar voor facturatie of administratie.
Voertuigbeheer: alle voertuigen centraal bijhouden
Groendigitaal vervangt ongedateerde Excel-rijtjes over kentekens of vervangend vervoer. In de module ‘Voertuigen’ bewaar je alle benodigde informatie:
- Merk en type voertuig
- Kenteken
- In gebruik vanaf (en indien van toepassing, tot wanneer het voertuig is ingezet)
Je voegt eenvoudig meerdere voertuigen toe, bijvoorbeeld bestelbus plus aanhanger. In de interface klik je op Voertuig toevoegen, vul je de gegevens in en sla je op. Dat is alles, nu kun je direct ritten registreren per voertuig.
Voordelen op een rij
- Overzicht: alle voertuigen vindbaar met datum, kenteken en status
- Correcte toewijzing: rittenregistratie koppelt automatisch aan het juiste voertuig
- Ademruimte bij vervanging: als een voertuig buiten gebruik raakt, kun je de einddatum noteren
Hiermee voorkom je dubbele administratie
Door voertuigen en ritten samen te voeren in één systeem vermijd je vaak voorkomende fouten:
- Vergeten kilometermeting
- Rit toewijzen aan verkeerde datum of project
- GPS die niet werkt of verkeerd synchroniseert
- Excel-fouten bij automatische afstanden
Met Groendigitaal is het simpel: voer ritten in, rij, factuur. Alles sluit automatisch aan.
Ook voorraadbeheer helpt bij winst
Naast ritten is voorraadbeheer een andere belangrijke functie. In de module ‘Artikel toevoegen’ leg je materialen vast:
- Naam materiaal (bijv. tuinaarde, planten, materiaalmix)
- Eenheid (zak of m²)
- Inkoopprijs
- Huidige voorraad
Bij het afhandelen van een klus vink je in je werkbon eenvoudig aan wat je hebt gebruikt. De voorraad loopt automatisch terug.
Voordelen
- Geen misgrijpen bij materiaalgebruik
- Betere materiaalplanning per project
- Reële calculaties inclusief materiaalkosten
- Minder verspilling en beter inzicht in voorraadwaardes
Koppeling met werkbon en facturatie
De slimme kracht zit in de combinatie van al deze modules:
- Werkbon
- Uren, materialen, ritten en kilometergegevens invoeren
- Voertuig
- Handmatige km-registratie koppelen aan werkbon
- Artikelen
- Materiaalgebruik vastleggen tijdens de klus
- Factuur
- Eén klik factureren met km-vergoeding en materiaalkosten
Zo heb je per klus transparante, controleerbare data. Ideaal voor klantrelaties en je eigen administratie.
Voordelen
- Voor je klant: accurate km-vergoeding op de factuur voorkomt discussies
- Voor je team: inzicht in wie welk voertuig gebruikt en wanneer
- Voor je administratie: sluitende data, inclusief PDF-export
- Voor je groei: accurate inschattingen voor nieuwe projecten
Praktijkvoorbeelden
Voorbeeld A: klus & km
Klus in buitengebied. Jij noteert beginstand 100 100, eindstand 100 145. Ritten geregistreerd in één klik. Factuur: 45 km kilometervergoeding. Idee voor klant? Klik.
Voorbeeld B: voorraad & gebruik
Vooraf inkoop tuinaarde: 10 zakken. Gebruik bij werkbon: 6 zakken tuinpad + 2 zakken borders. Rest: 2 zakken. Systeem laat zien bij laag voorraadniveau.
Stappenplan: direct starten
- Voertuig toevoegen
- Menu: Samen à Voertuigen à Vul merk, type, kenteken, datum
- Rit toevoegen
- Menu: Ritten à Selecteer voertuig à Vul km-stand begin/eind in
- Artikel toevoegen
- Menu: Artikelen à Vul artikelnaam, eenheid, inkoopprijs, voorraad-informatie in
- Gebruik tijdens werkbon
- In werkbon: selecteer artikelen + km-vermelding
- Factuur maken
- Menu: Verkoopfactuur op basis van werkbon, km-vergoeding en materiaalkosten volledigheid opnemen
Veelgestelde vragen (FAQ)
| Vraag | Antwoord |
|---|---|
| Moet ik GPS gebruiken? | Nee. Alles op basis van handmatige km-invoer |
| Kan ik meerdere voertuigen beheren? | Ja, voeg er zoveel toe als je wilt |
| Werkt dit offline? | Ja, ritten toevoegen kan offline; synchronisatie gebeurt bij internet |
| Wat als ik ritten vergeet? | Ritten kunnen achteraf ingevoerd worden, geen tijdgegevens kwijt |
| Mag ik tarieven instellen per km? | Ja, bij factureren pas je eenvoudig de vergoeding aan |
| Is voorraadbeheer verplicht? | Nee, maar wel aanbevolen voor efficiënt materiaalgebruik |
Wat zeggen klanten?
“Met één klik km-registratie heb je de rit direct toegevoegd. Voordeel: geen GPS, geen gedoe. Dat scheelt tijd.”
– Hovenier in regio Gelderland
“Door voorraadbeheer mis je nooit materialen. Daardoor hoef ik nooit terug en heb ik betrouwbare calculaties.”
– Hovenier uit Nijmegen
Conclusie: tijd voor rust, tijd voor groen
Met Groendigitaal bespaar je tijd, voorkom je fouten én presenteer je je als een professional. Handmatige rittenregistratie en voertuigbeheer geven je grip op kilometers. Voorraadbeheer voorkomt onnodige ritten en uitval. Het resultaat: efficiënter werken, betere cashflow en rust in je hoofd.
Wil je zelf zien hoe makkelijk het is?
👉 Start vandaag met een gratis demo via de homepagina
👉 Of stel direct je vragen via onze contactpagina
